個 人 情 報 の 取 り 扱 い に つ い て

理学部同窓会として個人情報の取り扱いについての現状報告をするとともに役員会としての基本方針をお伝えします。

現状報告

1.個人情報取り扱い事業者は企業団体個人のいずれであっても概ね5000件以上の個人情報を持つ場合「個人情報保護法」の法令下に入ります。また、大学は「独立行政法人の個人情報保護法」という別の法律によって定められています。
→理学部同窓会は大学学部から独立していますから、いわゆる一般の「個人情報保護法」が適用されます。

2.理学部同窓会は「概ね6000人」以上の会員を持っていますが、名簿等の利用については各科同窓会が持っている名簿から、その都度必要なデータ(住所氏名)の提供を受け、その目的の範囲内で管理運用しています。
こうした場面では5000人を越えますのでこの取り扱いについて「個人情報保護法」に反しない対応が求められることになります。 具体的には同窓会報発送、同窓会名簿(各学科同窓会名簿の合本)の作成などの目的の範囲内で利用しその目的以外に使用しないことの厳正な取り扱いが求められています。

3.個人情報はたとえ5000人未満の場合であっても適正な取り扱いが大切なことはいうまでもありません。 各学科同窓会においても十分注意して取り扱ってきていますがなお一層この主旨が生かされるように互いに努力していくつもりです。なお情報の収集に当たって理学部同窓会が行っているものは、入学時に一括して新入生の情報を集めています。
これはそのまま各学科同窓会へまわされます。この間の事務上の手続きの中で、法の精神に反しない取り扱いを行っています。 また卒業生については各学科同窓会が行っています。

4.以上のような現状のもとで、理学部同窓会は個人情報保護に関して次のような基本方針をお示しすることとしました。この方針のように今までも進めていますが、さらに一層丁寧にとりあつかうようにつとめます。


信州大学理学部同窓会の個人情報保護に関する基本方針

信州大理学部同窓会は、以下の方針に基づき個人情報を正しくかつ安全に取り扱いことにつとめます。

1.個人情報の収集と利用目的

個人情報を収集する場合は,目的を具体的に明示して収集します。情報収集は主に入学時、卒業時に行います。卒業生については、学科同窓会で対応するものとします。収集した個人情報は、会報の発送、同窓生名簿作成の範囲内で用い、その目的以外には利用しません。

2.個人情報の管理

本会は、個人情報の管理については法の精神に沿って取り扱っています。必要に応じて、各学科同窓会の管理下にある名簿からデータ(住所・氏名他)を提供していただいています。また,本会は、正当な利用目的の範囲内において、第三者に個人情報取り扱い業務を委託する場合は, 委託先と機密保持契約を締結する等個人情報の適切な取り扱いについて必要な措置を講じています。

3.法令等の遵守

個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、内部の規約は必要に応じて見直し改善を行います。

4.開示・訂正などの請求への対応

本人からの個人情報に対しての請求(開示,訂正,利用の停止等)がある場合のみ対応します。また、個人情報に関するお問い合わせは,各学科同窓会担当者までご連絡ください。連絡先は、ホームページに記載されています。